מפגשים 11 ו 12

שיעור 11:

בשלות ניהול הידע בארגון

* הלימוד הארגוני מטרתו שהחברה תתן ללקוח יתרון. השאיפה היא ללמוד פעם אחת ולא לחזור על זה מספר פעמים וגם להשתמש בכל רחבי הארגון.
* החזון הוא ארגון שבו כל ההחלטות שהארגון מקבל הן מבוססות ידע. על מנת להיות ארגון חדשני יש לקדם  את הידע. חזון זה נכון לגבי כל העמודים שעליהם עומד הארגון: אנשים, תהליכים וטכנולוגיות.

 מודלים של בשלות:
על מנת להגיע לכל רמת בשלות בארגון, יש מספר תנאים מקדימים שעליו לעמוד בהם. המאפיינים: איסוף ידע, הפצת הידע ושימוש חוזר בידע. ניהול הידע עוזר לארגון לממש את החזון שלו.
הרמות השונות:

1. רמת ברירת המחדל: כאשר המידע הארגוני תקוע בכל מיני תיקיות.
2.  רמת התגובה: כאשר יש שיתוף ידע על בסיס מיידי. יש שמירה של ידע אשר מתקיים בשגרה או קשור בתהליך.
3.  רמת המודע: התכנים קיימים לכל דבר, הידע קיים כדי לענות לצרכים. מתחילים לטפל בכל מיני אספקטים של ניהול הידע משלב היצירה ועד הסוף. הארגון מאמין שעשה פעולה לקראת ניהול ידע.
4.  רמת המשוכנע: יש בארגון מערכות שדואגות לשיתוף ידע. תהליכי הידע הם חוצי ארגון והגענו לרמה שבה אנו מטפלים בידע בצורה טובה ולכן קבעו שהתקן הישראלי יהיה ברמה כזו.
5.  רמת המשתף ידע:  רמה אשר מדברת על כך שהקושי בהטמעה הוא בתרבות ולכן שיתוף הידע יוטמע בארגון. קבלת החלטות מבוססות ניהול הידע בארגון גלום בכך שהוא משתף ידע.

שיעור 12:

בחלק הראשון של ההרצאה שמענו את יאיר דמבינסקי מנכ"ל חברת Byon-IT Solutions  בעל עבר מפואר בתחום המידע. יאיר העביר מצגת נפלאה ודיבר על הנושאים הבאים:

חשיבות לנגישות למידע, שיתוף ידע בין גורמים בעלי תחומי עניין/ עיסוק משותפים, ניהול הנסיון הארגוני, ושימור ידע.

הציג סוגי פתרונות שונים לנושאים שהוזכרו מעלה ביניהם:

·         פורטלים ארגוניים: דיב על הלוגיקה שבהקמת פורטל ארגוני, חיפוש לפי קטגוריה וכו'.

·         מנועי חיפוש וכלי חיפוש, דיבר על כם שצריך להציג למשתמש את תוצאות הרלוונטיות אליו ולא את כל המידע שקיים.

·         פתרונות ניהול מסמכים

·         פתרונות ניהול תכנים

·         פתרונות מתקדמים בהם:micro contact management ו הצפת מידע לסביבת העבודה.

דיבר על החשיבות בארגון תכנים, הגדרת כל מסמך לפי אינדוקס מסויים כך שבבוא העת מישהוא שירצה לחפש את המסמך יוכל להגיע אליו. דיבר על העובדה שמנוע חיפוש אינו מספיק כדי לאתר מידע מכיוון שמסמכים רבים אינם מכילים את מילות החיפוש אותם יזין המשתמש.

דיבר על העקרונות שבניהול התכנים בהם העקרונות הבאים:

·         עיקרון המערכת שהמשתמשים ירצו לעבוד איתה. לפי עיקרון זה עדיפה מערכת עם 100K משתמשים ולא מערכת עם 1M מסמכים שאף אחד לא משתמש בה.

·         סידור המסמכים כך שימצאו במקום אחד, אך ניתן להגיע אליהם ממגוון גדול של מקומות לפי הרלוונטיות של המסמך ובהתאם לצרכי הארגון.

·         צריך להבין את תהליכי העבודה על מנת ללכוד תכנים וצריך גם להבין איפה צריכים את המידע ושם לספק אותו.

יאיר דמבינסקי לא מצדד בשיטת התיקיות אשר לדעתו יותרת אין סוף תיקיות ואז קשה להגיע למידע שמחפשים מכוון שלא זוכרים באיזה תיקייה הנחנו כל קובץ.

השיטה הרצוייה לדעתו הינה שיטת המאפיינים. היכולת לאחזר את המסמך בזוויות שונות כל אחד לפי ההקשר שמעניין אותו.

עלה גם נושא האבטחה בתעשיות רגישיות, שם קיים חשש בשיתוף מידע, אך דווקא שיתוף המידע יכול לחשוף על בעיות של אבטחת מידע, ואש יהיה ניתן לטפל בהן.

בחלקה שני של ההרצאה דיברנו קיבלנו טיפים של חיפוש עידכונים אחרונים באינטרנט בהם google real time  אשר מאפשר לחפש מסמכים שנכנסו לאינטרנט בזמן האחרון (מספר שעות), וכן אתר worodometer אשר נותן (לא ברור איך) נתונים אונליין בנוגע לאוכלוסיית העולם, מסםר הלידול, פטירות וכו...

הוצג דו"ח מבקר המדינה בנושא מחדלי הטיפול ברשומות אלקטרוניות. המלצות הדו"ח הינן: על כל משרד ממשלתי קיימת האחריות בשימור הרשומות האלקטריוניות עקב כך על כל משרד לתעד את עבודתו קשרי הגומלין שלו וכו', זאת על מנת שיהיה אפשר לאחזר את הנתונים ולהשתמש איתם במידת הצורך. כמו כן קיימת מחוייבות לשמור על סודיות משיקולי ביטחון וצנעת הפרט.

ניהול ה web 2.0:

בלוגים ווקי ותקשורת אונליין ביצעו כברת דרך משמעותית ע"י הפחתת עלויות התקשורת, הרשת עדיין לא הישתנתה במובן שהארגונים מנוהלים ומובלים. האינטרנט (רשת) יצר צורות שונות של חיי אוגון ללא צורך במרכזיות, כאשר הכח הינו תוצר של תרומה יותר ממעמד, ואשר ההשפעה באה משיתוף המידע ולא מאגירתו.

הוצג שקף עם המניעים הכלליים של העסק בהם החדשנות (ללמוד דברים חדשים וליצור ידע חדש), הסטנדרטיזציה (למצוא את שביל הזהב ולשכפל אותו), שיתוף הפעולה (גישה למידע שיש לארגון אותו) וההחזקה (לוודא שלא מאבדים מידע קיים).

רשת סמנטית Web 3.0:

מדובר ברשת חכמה אשר תאפשר למחשבים לקרוא ולהבים דפי אינטרנט כפי שאנשי מבינים אותם ולמצוא את המידע באופן אוטומטי.

מפגשים 9 ו 10

שיעורים 9+10

בשיעור זה פתחנו עם השלמות לגבי השיעור הקודם. דובר בין היתר על הנושאים הבאים:

·         טקסונומיה ארגונית הינה שפה ארגונית כאשר סימון הקבצים לפי טקסונומיה הופך אותם לקלים יותר לזיהוי חקירה ואיתור.

·         בהתאם לגיל יהודה מקצוענים משקיעים 5-15% מהזמן לקריאת מידע אבל 50% מזמנם למצוא את המידע המתאים. עובדים משקיעים 20% מזמנם בחיפוש אחר מידע שגוי, יש האומרים כי אםילו מגיע ל 30%.

·         מחזור החיים של המסמך הכולל  יצירה->שמירה->אחזור->הפצה->ביעור->יצירה

·         Meta data: כדי להעלות את רמת כושר האחזור של תכנים יש להביא לביטוי לא רק את התוכם שלהם, אלא גם את ההקשר.

·         אופני אחזור: על ידי מנוע חיפוש, ניווט בעץ ושימוש בתצוגות.

·         חסרונות ויתרונות של כל אחת מהשיטות שהוזכרו בבולט הקודם.

·         גורמי הצלחה לניהול מסמכים:

o        הגדרת טקסונומיה ארגונית לפני תחילת השימוש במערכת

o        מאיינים ידניים מינימליסטיים ככל האפשר.

o        רוב מסמכי הארגון במערכת ולא תיקיות פרטיות

o        גישה למסמכים ישנים

o        מערך הרשאות תואם לצורכי הארגון, כאשר מסמכים לא רגישים פתוחים לכל.

·         רשומה: הינה מסמך משפטי. הדרישות מהרשומה הינן: מהימנה, מקורית, שלמה, נגישה ושמירת ההקשר בינה לבין הארגון שיצר אותה.

ראינו סרטון לגבי השאלה האם גוגל מוסיך לנו בריאות....

אחר כך עברנו לנושא המרכזי של השיעור אשר עסק בנושא התחקירים והפקת הלקחים.

מדובר בנושא חשוב מאוד לארגונים לומדים, אשר רוצים להשתפר וללמוד מהטעויות ולשמר הצלחות.

  הוצגה ההגדרה של תחקיר אשר הינו תהליך של בחינה יסודית של אירועים בארגון במטרה להבין את הגורמים להתרחשויות ומשם למצוא דרכים לשיםור תהליכי העבודה.

המטרה של הלמידה הארגונית באמצעות תחקור הינה מניעת חזרה על תקלות וכן ביצוע פעולות ארגוניות בצורה יעילה יותר ובטיחותית.

התחקיר צריך להיות מבוצע רק כאשר מדובר באירוע משמעותי לארגון. כלל האצבע לאירוע משמעותי הינו עוצמת ההשפעה*הסתברות ההישנות. הודגש כי אירוע בטיחות מתוחקר תמיד.

הוצג תזרים ביצוע התחקיר הכולל: החלטה על התחקיר-> הגדרת שאלת תהחקיר-> בחירת מנהל וצוות-> ייזום התחקיר -> ביצוע התחקיר-> מסקנות והמלצות.

דיברנו על שלבי ביצוע התחקיר הכוללים: הגדרת שאלת התחקיר איסוף העובדות ממצאים סיבות שורש מסקנות ולקחים.

על מנת להגיע לסיבות השורש של הנושא המתוחקר של לעבוד בשיטת ה-5 שאלות "למה".

בנוסף לשיטה זו קיימת שיטת הfish bone  הינו תרשים המעלה סיבות שונו אשר מביאות לתוצאה נחקרת.

בצבא ארה"ב לפני כל תחילת תחקיר תולים את הדרגות על הקיר, זאת כדי להראות שכולם שווים בפני התחקיר.

קיימים תהליכים סדורים בארגונים שאף על פי שאינם מוגדרים באוםן ברור שתחקיר יש בהם ממטרות התחקיר בין תהליכים אלה ניתן לראות את קבוצות השיפור צוותי איכות ועוד.

בהקשר זה מיינו גם את הלקחים המופקים באירועים שלא מכוונים לכך מראש כגון ישיבת צוות, וכן לקחים אישיים- תובנות אישיות של העובד תוך כדי עבודתו.

דיברנו על ההבדל בין לקח לתובנה, הראשון הינו ידע בעל משמעות כללית הנותר בתהליך שיטתי של ניתוח פעחךות ארגונית ותובנה הינה פיסת ידע בעלת משמעות כללית שנלמדה מהלעילות הארגונית הקודמת.

בתום התחקיר מבוצעות פעולות של ביצוע המלצות וההעברה למאגר הארגוני.

צוות התחקיר כולל את מנהל התחקיר הינו עובד בכיר יחסית אשר בעל הבנה בנושא המתוחקר, חברי הצוות הינם עובדים מהיחידהסה קרה האירוע וכן עובדים מיחידות אחרות.

דיברנו על מחסומים בביצוע התחקירים בהם חוסר תרבות ארגונית של ביצוע תחקירים, חוסר גיבוי של ההנהלה ועוד.

עמדנו על ההבדלים בין תחקיר לחקירה, הראשון נועד ללימוד ושיפור אין בו סיכון אישי חעובד לעומת החקירה שמטרתה מציאת אשמים והענשתם במקרה הצורך.

הוצגו גופים מובילים בארץ אשר מאמצים את תרבות התחקירים בהם משרד הבריאות מד"א צה"ל ובתוכו חיל האויר בעל רפוטיישן מוביל.

מנהל מאגר התחקירים בארגון צרך לדאוג להכנסת התחקירים למאגר, למזג לקחים דומים להפיץ אותם רוחבית ולבעלי עניין ולבחון עדכניות ותקפות.

בתאריך 27.4.11 הושק שוק הידע באינטרנט. ישנו אתר www.mancx.com אשר מאפשר למומחים למכור ידע ולצרכנים לבקש ידע בנושא מסויים ולשלם עליו.

פופ' דניאל הרשקוביץ שר המדע והטכנ' טוען כי העושר הרב במידע והנגישות המיידית אליו מצריכות התמחות. ועל מנת לפצות על חוסר התמונה הכללית יש לעבוד בצוותים רב תחומיים.

משה חורב- מנכ"ל אורקל טוען כי שעל מנת לבצע םעולה צריך צוות, ללא שיתוף פעולה לא ניתן לעשות דבר. הצלחה של הקבוצה תהיה אם היא תצליח להתחלק וכולם יפעלו כגוף אחד. זרימה טובה צריכה ככלים שמגיעים מהנהלה אך לא יותר מדי, צריך איזון בין חופש פעולה לכללי משחק. ההובלה תריכה להיות בידי העובדים אשר רואים את הלקוחות. מתן אפשרות לעובד לטעות הינה דרך טובה ללמד אותו.

דיברנו על שימוש חוזר בידע כאשר הוצגו השאלות הבאות:

o        מה נכתב או פורסם בנושא.

o        באיזה מקורו ישתמשו

o        מי המומחים

o        מה יכולת התרומה שלי

סוגי המטפלים בידע:

·         מייצר הידע

·         מתווכי הידע

·         הצרכנים

סוגי מאגרים:

·         מידע מובנה

·         מידע לא מובנה

התהליך:

הגדרת הבעיה->חיפוש ומציאת התשובה-> בחירת המענה המתאים-> שימוש במענה זה.

דיברנו על נושא ה web 2.0:

כוחה של הרשת תלוי בגודל שלה. לדוגמא טלוויזיה- מסםר הטלוויזיות משפיע על כח ושימושיות הרשת. זוהי תקשורת חד כיוונית.

דיברנו על ניסןי מליגרם ומסםר הרדוס.

התחבתנו בשאלה האם הרשת אקראית, רשת אקראית ניתן לנתקה מכל מיני מקומות בקלות יחסית. מאפייני רשת אקראית:

·         Hub nodes מרכזיה בה כולם מקושרים לכל האחרים באותה מרכזיה.

·         עשירים מתעשרים עוד יותר.

דיברנו על ספר חכמת ההמונים: קבוצות יודעות בדר"כ יותר מאדם אחד. הבעיות שההמונים יודעים לפתור:

·         בעיות אבחנה

·         בעיות שיתוף פעולה

·         בעיות תאום אשר דורשות קורדינציה בין חברי הקבוצה.

מיקור המונים: הינו ביצוע של פעולות אשר בוצעו בעבר ע"י יועץ או קבלן חוץ לביצוע ע"י קבוצת אנשים שבד"כ אין בינהם קשר.

בחזרה לweb 2.0 :

מבוסס על פיתוח מהיר חדשני שם יש את הרשתות שלי.

שימוש בכל הפלטפורמות האינטרנטיות שיש לשיתוף ידע ולהשתתפות כולם. הרשת הינה פלטפורמה, הכוונה לבנות בסיס נתונים שמשתפר עפ הזמן.

מאפיינים של ה לweb 2.0:

·         יש תוכן שהמשתתפים מייצרים ההשתתפות הפעילה של הפרט משפיעה על האחרים.

·         חכמת ההמונים

·         אפקט המיידיות- המידע מגיע במהירות לכולם.

דיברנו על השוק הווירטולאי: משתמשים ברשתות החברתיות להפצה פל פעילויות עסקיות. רשתות חברתיות מאפשרות למשתמש ליצור פרופיל אישי, להעלות תמונות.

מפגשים 7 ו 8

מפגש 7

אני אתחיל מהעיקר, כי כנראה לא תגיעו לסוף ...

מה שלי היה חסר במפגש, ובכלל בקורס, זה שאני מבין את הבעייתיות בניהול ידע, מבזבז זמן, חוזר על עבודה שכבר נעשתה, ממציא גלגלים מחדש, ובכל זאת, למעט קהילת ה matlab שהוזכרה ברפא"ל, לא ראיתי יישום פרקטי טוב של ניהול הידע בארגונים במהלך הקורס.

נקווה שיגיע בהמשך ...

ועכשיו קצת על המפגש

במפגש הזה היו כמה נקודות

למדנו והכרנו קהילות ידע. היו סוגים שונים של קהילות ידע, קהילות טכניות, זמניות לפי פרויקט או קבועות.

אהבתי את הדוגמאות של למידה בחברותא בישיבה, או ישיבה סביב שולחן הסדר וקריאת ההגדה כדוגמא לקהילת ידע ומולן את תוכנת waze כקהילת ידע מודרנית.

נגענו שוב בבעיות השונות של ניהול הידע בארגונים:

בעובדה שכל פעם מחדש ממציאים את הגלגל, בתוך אותו הארגון, אם כי חושבים שהפעם נמציא אותו יותר טוב או מפני שלא מוצאים את תיעוד ההמצאה בפעם הקודמת. חוזרים על אותן הטעויות שוב ושוב כי אין תחקור מעמיק, ואם יש תחקור אין יישום של המסקנות (נשמע מאוד מוכר).

היה לי קצת מוזר שקהילת ידע היא של 15 – 20 איש. זו קהילה קטנה, של מומחים, יש אצלנו בעבודה "פוליטבירו" של כמה וכמה דוקטורים רוסיים עם המון ידע מקצועי שיושבים כל בוקר על הקפה ומדברים גם על עבודה. אם היו יוצרים ברשת קהילת ידע וירטואלית, הם אולי היו המנהלים ובעלי זכות הכתיבה, אבל עשרות מהנדסים היו ניגשים לידע המפורסם, שואלים שאלות ומעלים הערות. דרך אגב, מההיכרות שלי עם חלק מהם, תיעוד זה לא הצד החזק שלהם. יש אחת מהן שבאופן אישי אני חושב שהמפעל לפסיד המון כשהיא תצא לפנסיה, וזה יקרה בשנתיים שלוש הקרובות.

ראינו דוגמא מאלביט שם הסמנכ"ל יצר קהילות ידע (והוא מגיע למפגשים, לכן כולם צריכים להגיע), דוגמא אחרת שדיברה אלי יותר הייתה קהילת Matlab שקיימת ברפא"ל, אני נעזר בפורומים באינטרנט לצרכי עבודה ולימודים ב Matlab. אני בטוח שמה שאני כותב בעבודה כבר כתבו לפני.

אלי הביא דוגמא לכך שרוב האנשים נעזרים באינטרנט ולא ברשת המפעלית, למרות שיש שם המון ידע, רק שלאף אחד אין מושג איפה הוא.

שיעור 5 והדי לאמאר (שיעור 6)

בלוג: (שיעור 5)

בתחילת השיעור ניתנו הערות על הבלוגים שנכתבו.

חזרנו על הישעור הרביעי בו דיברנו על הוויקי הוזכרו התכונותת עיקריות של ויקי בהן:

·         פשטות העלאת המידע

·         עריכה של המידע ע"י מספר משתמשים

·         ניתן לראות גרסאות שונות לפי היסטוריה

·         ניתן בצע מעקב אחר תרומנות אישיות

עברנו על ההבדלים בין הוויקי הארגוני לבין וויקיפדיה.

עברנו על ניהול הידע האישי כאשר הידע הארגוני הינו אוסף של הידע האישי של כל אחד מהעובדים.

לניהול הידע האישי דרושות יכולות של איסוף המידע והרעיונות, הערכתן, אירגונן, ניתוחן,הבנתן, שיתופן ובסופו של דבר שמירתן.

דיברנו על מעבדות באקמן בחברה זו קיימת רשת שהלקוחות יכולים לתקשר, כמו העובדים. כל עובד יכול להניס מידע, לכל עובד קיימת גישה לבסיס הנתונים של היברה, המערכת פועלת 24 שעות ביממה ובמגוון שפות.

עמדנו על ההבדל בין ניהול לידע, כאשר , ניהול הוא היכולת לגרום לדברים לקרות ואילו ידע הוא היכולת לבצע דברים.

דיברנו על מידע באינטרנט:

החיפוש באינטרנט בא לענות על בעיית חוסר המידע, אנו מחפשים באינטרנט מכווון שמדובר בכמויות ענקיות של מידע וידע. על מנת לקבל את התשובה המלאה לשאילתא שלנו, יש לחפש במספר מקורות.

אחרי שמחפשים מקבלים תוצאות, אלה מוצגות על פי רמת העניין/ תאימות לשאילתא.

דיברנו על אסטרטגית חיפוש יעילה שהיא שיטהת חיפוש אשר מבוססת על כמה שיותר אפשרויות וצירופים של ביטויים ומילים הקשורים ישירות או בצורה עקיפה לנושא החיפוש.

ראינו דוגמא בא אנו מעוניינים לבדוק כמה כסף יש לערפאת  ועל מנת למצוא הביטוי Arafat and   Suha נתן את התשובה

ראינו טכניקות שונות לחיפוש בגוגל בהן חיפוש לפי תאריכים, הצגת התוצאות בצורת שמש ועוד...

עברנו על אתרים שימושיים למציאת מידע בינהם: mat web לחיפוש חומרים, global spec למפרטים הנדסיים , scirus מנוע אקדמי ועוד.

דיברנו על מנוע תשבובות, אתר בו אנו מקלידים את השאלה שלנו והוא מתיימר להחזיר תשובה לדוגמא Ask Jeeves

שיעור 6

לא ידעתי למה לצפות, זכרתי משהו על הרצאת אורח, אבל הגעתי מוכן להפתעות.

בתחילת השיעור הוצג הנושא והמרצה, האחראי בתע"א על פטנטים. הסתכלתי מסביב, מי יהיה זה שיגיד: כבר למדנו את זה בקורסים יזמות ומו"פ, תעבור נושא.

בדיעבד טעיתי ובגדול. עיקרי הרעיון של פטנטים הוצגו בקיצור, את זה כבר ידענו.

ומשם המשכנו הלאה.

היו סיפורים פיקנטיים על מקרים שונים בתע"א, אם הרבה, "אני לא יכול להוסיף כי יש כאן אנשים מהחוץ" (דוד ומוטי במקרה שלנו).

נחשפנו למשמעות של הוצאת פטנט ותחזוקתו מבחינה כלכלית, מסתבר שזה עסק לא זול, שעולה עשרות אלפי שקלים.

מסתבר שיש לשלם על פטנט אגרה, אחרת הוא הופך ל"פג תוקף".

דיברנו "והתמרמרנו" על כך שאי אפשר להוציא פטנט אישי מבלי לקבל אישור מתע"א, לי זה דווקא נראה די הגיוני. אם כבר אחשוב על משהו ששווה פטנט, קרוב לוודאי שזה יהיה במסגרת העבודה, ואם זה לא יהיה קשור, לא נראה לי שתע"א תמנע את זה.

למושיק חבר שלי יש אחד, הוא הוציא אותו במהלך עבודה בסטארט-אפ, והפטנט באמת שייך לסטארט-אפ. מושיק קיבל את הכבוד ואולי בונוס. זה גם לא עזר לחברה שלו והיא התפרקה בסוף.

הרעיון להסתכל על פטנטים כנכס, אותו יש לנהל ולתחזק, בתור משהו ששווה כסף הוא מעניין. בדרך כלל חושבים על רעיון שיביא את המיליונים, וילווה בפטנט. בסוף 95% מהפטנטים לא רווחיים, אבל זה משהו אחר.

למדתי גם על חברות עורכי דין, יש להן כינוי ששכחתי, הפועלות כמו כרישים או אוכלי נבלות. הן מחפשות מקומות בהן הופר פטנט, פונות לבעל הפטנט ומציעות לו גילוי תמורת אחוזים מהתשלום על השימוש בפטנט. וראינו שהפרט פטנט עשויה לעלות הרבה כסף.

ראינו אם את החיסיון שהמדינה יכולה להטיל על פטנט ביטחוני.

ולסיום הכוכבת, הדי לאמאר, שבין 6 בעלים (3 נאצים) ומעבר לארה"ב, הייתה גם מהנדסת חשמל, והמציאה את דילוג התדרים (עבור הצוללות הגרמניות)

כמובן שהוטל חיסיון ביטחוני על הפטנט.

גם יפה וגם מדלגת.