מפגשים 11 ו 12

שיעור 11:

בשלות ניהול הידע בארגון

* הלימוד הארגוני מטרתו שהחברה תתן ללקוח יתרון. השאיפה היא ללמוד פעם אחת ולא לחזור על זה מספר פעמים וגם להשתמש בכל רחבי הארגון.
* החזון הוא ארגון שבו כל ההחלטות שהארגון מקבל הן מבוססות ידע. על מנת להיות ארגון חדשני יש לקדם  את הידע. חזון זה נכון לגבי כל העמודים שעליהם עומד הארגון: אנשים, תהליכים וטכנולוגיות.

 מודלים של בשלות:
על מנת להגיע לכל רמת בשלות בארגון, יש מספר תנאים מקדימים שעליו לעמוד בהם. המאפיינים: איסוף ידע, הפצת הידע ושימוש חוזר בידע. ניהול הידע עוזר לארגון לממש את החזון שלו.
הרמות השונות:

1. רמת ברירת המחדל: כאשר המידע הארגוני תקוע בכל מיני תיקיות.
2.  רמת התגובה: כאשר יש שיתוף ידע על בסיס מיידי. יש שמירה של ידע אשר מתקיים בשגרה או קשור בתהליך.
3.  רמת המודע: התכנים קיימים לכל דבר, הידע קיים כדי לענות לצרכים. מתחילים לטפל בכל מיני אספקטים של ניהול הידע משלב היצירה ועד הסוף. הארגון מאמין שעשה פעולה לקראת ניהול ידע.
4.  רמת המשוכנע: יש בארגון מערכות שדואגות לשיתוף ידע. תהליכי הידע הם חוצי ארגון והגענו לרמה שבה אנו מטפלים בידע בצורה טובה ולכן קבעו שהתקן הישראלי יהיה ברמה כזו.
5.  רמת המשתף ידע:  רמה אשר מדברת על כך שהקושי בהטמעה הוא בתרבות ולכן שיתוף הידע יוטמע בארגון. קבלת החלטות מבוססות ניהול הידע בארגון גלום בכך שהוא משתף ידע.

שיעור 12:

בחלק הראשון של ההרצאה שמענו את יאיר דמבינסקי מנכ"ל חברת Byon-IT Solutions  בעל עבר מפואר בתחום המידע. יאיר העביר מצגת נפלאה ודיבר על הנושאים הבאים:

חשיבות לנגישות למידע, שיתוף ידע בין גורמים בעלי תחומי עניין/ עיסוק משותפים, ניהול הנסיון הארגוני, ושימור ידע.

הציג סוגי פתרונות שונים לנושאים שהוזכרו מעלה ביניהם:

·         פורטלים ארגוניים: דיב על הלוגיקה שבהקמת פורטל ארגוני, חיפוש לפי קטגוריה וכו'.

·         מנועי חיפוש וכלי חיפוש, דיבר על כם שצריך להציג למשתמש את תוצאות הרלוונטיות אליו ולא את כל המידע שקיים.

·         פתרונות ניהול מסמכים

·         פתרונות ניהול תכנים

·         פתרונות מתקדמים בהם:micro contact management ו הצפת מידע לסביבת העבודה.

דיבר על החשיבות בארגון תכנים, הגדרת כל מסמך לפי אינדוקס מסויים כך שבבוא העת מישהוא שירצה לחפש את המסמך יוכל להגיע אליו. דיבר על העובדה שמנוע חיפוש אינו מספיק כדי לאתר מידע מכיוון שמסמכים רבים אינם מכילים את מילות החיפוש אותם יזין המשתמש.

דיבר על העקרונות שבניהול התכנים בהם העקרונות הבאים:

·         עיקרון המערכת שהמשתמשים ירצו לעבוד איתה. לפי עיקרון זה עדיפה מערכת עם 100K משתמשים ולא מערכת עם 1M מסמכים שאף אחד לא משתמש בה.

·         סידור המסמכים כך שימצאו במקום אחד, אך ניתן להגיע אליהם ממגוון גדול של מקומות לפי הרלוונטיות של המסמך ובהתאם לצרכי הארגון.

·         צריך להבין את תהליכי העבודה על מנת ללכוד תכנים וצריך גם להבין איפה צריכים את המידע ושם לספק אותו.

יאיר דמבינסקי לא מצדד בשיטת התיקיות אשר לדעתו יותרת אין סוף תיקיות ואז קשה להגיע למידע שמחפשים מכוון שלא זוכרים באיזה תיקייה הנחנו כל קובץ.

השיטה הרצוייה לדעתו הינה שיטת המאפיינים. היכולת לאחזר את המסמך בזוויות שונות כל אחד לפי ההקשר שמעניין אותו.

עלה גם נושא האבטחה בתעשיות רגישיות, שם קיים חשש בשיתוף מידע, אך דווקא שיתוף המידע יכול לחשוף על בעיות של אבטחת מידע, ואש יהיה ניתן לטפל בהן.

בחלקה שני של ההרצאה דיברנו קיבלנו טיפים של חיפוש עידכונים אחרונים באינטרנט בהם google real time  אשר מאפשר לחפש מסמכים שנכנסו לאינטרנט בזמן האחרון (מספר שעות), וכן אתר worodometer אשר נותן (לא ברור איך) נתונים אונליין בנוגע לאוכלוסיית העולם, מסםר הלידול, פטירות וכו...

הוצג דו"ח מבקר המדינה בנושא מחדלי הטיפול ברשומות אלקטרוניות. המלצות הדו"ח הינן: על כל משרד ממשלתי קיימת האחריות בשימור הרשומות האלקטריוניות עקב כך על כל משרד לתעד את עבודתו קשרי הגומלין שלו וכו', זאת על מנת שיהיה אפשר לאחזר את הנתונים ולהשתמש איתם במידת הצורך. כמו כן קיימת מחוייבות לשמור על סודיות משיקולי ביטחון וצנעת הפרט.

ניהול ה web 2.0:

בלוגים ווקי ותקשורת אונליין ביצעו כברת דרך משמעותית ע"י הפחתת עלויות התקשורת, הרשת עדיין לא הישתנתה במובן שהארגונים מנוהלים ומובלים. האינטרנט (רשת) יצר צורות שונות של חיי אוגון ללא צורך במרכזיות, כאשר הכח הינו תוצר של תרומה יותר ממעמד, ואשר ההשפעה באה משיתוף המידע ולא מאגירתו.

הוצג שקף עם המניעים הכלליים של העסק בהם החדשנות (ללמוד דברים חדשים וליצור ידע חדש), הסטנדרטיזציה (למצוא את שביל הזהב ולשכפל אותו), שיתוף הפעולה (גישה למידע שיש לארגון אותו) וההחזקה (לוודא שלא מאבדים מידע קיים).

רשת סמנטית Web 3.0:

מדובר ברשת חכמה אשר תאפשר למחשבים לקרוא ולהבים דפי אינטרנט כפי שאנשי מבינים אותם ולמצוא את המידע באופן אוטומטי.